Uma comunicação eficiente é a base do sucesso de qualquer empresa, é necessária na hora de fechar negócios, passar informações para outros funcionários, enfim, é realmente o que faz a empresa funcionar. Mas a pergunta é, o que fazer para aprimorar o sistema de comunicação interna e externa de uma empresa?
É exatamente sobre isso que vamos tratar hoje, o sistema PABX é a melhor forma de melhorar o atendimento e a comunicação corporativa, permitindo maior organização no ambiente profissional, entenda como funciona e como ele vai ajudar sua empresa.
O que é exatamente o sistema PABX?
De forma mais simplificada, o PABX que significa, basicamente “Troca Automática de Ramais Privados”, funciona da mesma maneira que uma central telefônica, mas a diferença é que somente os aparelhos de uma mesma rede corporativa são ligados a ele.
Antes, era necessário contar com os serviços de uma operadora para que todas as comunicações de um meio organizacional fossem realizadas, ou seja, a quantidade de aparelhos telefones era diretamente relativo a quantidade de linhas que deveriam ser pagas, o que representava um custo absurdo para gestores e empreendedores.
Mas com esse sistema, a empresa passa a ter apenas uma linha junto a central, e a distribuição aos ramais fica a cargo da tecnologia. Ainda, com a ajuda de softwares e sistemas complementares, as companhias passam a gastar o mínimo possível com telefonia fixa e móvel, além de poder gerenciar a utilização de telefones de forma mais estratégica.
Existem duas formas principais de utilizar o PABX, a primeira é com telefones externos, onde o usuário utiliza uma tecla especifica para se conectar a linha central da empresa e realizar ligação para qualquer lugar. A segunda é para chamadas internas, que possibilita a conexão entre dois aparelhos sem gerar custos, apenas discando os números do ramal desejado. Ele possui várias outras funções que podem ser programadas de acordo com as necessidades de cada empresa.
Mas como esse sistema vai ajudar sua empresa?
Um dos principais benefícios da instalação de um sistema PABX é a redução de custos, pois todos os ramais de comunicação passam a ser conectados a uma única central, possibilitando ligações gratuitas entre os setores, e dependendo do tipo de serviço, até mesmo os que são localizados em outras filiais da empresa. É também, uma tecnologia que apresenta baixo custo de manutenção com tarifas reduzidas, ou até mesmo, nulas.
Quando uma empresa tem todos os seus ramais unificados, todo o sistema é otimizado, já que não existe a necessidade de mudar os números de telefones de nenhum funcionário, além disso, é muito mais fácil a administração, manutenção e disponibilidade de uma única rede central de dados.
A produtividade dos profissionais aumenta significativamente, o sistema facilita o acesso ao sistema de qualquer lugar e podem efetuar ligações que sejam necessárias para a execução de suas atividades.
O PABX facilita, também, o trabalho dos gestores de TI, porque o sistema oferece relatórios completos, contendo dados relevantes relacionados a cada ramal, como data, hora, tempo de duração, destino e tarifas de todas as ligações realizadas, identificando possíveis inconsistências e vulnerabilidades.
Existe só um tipo de PABX?
A verdade é que existem pelo menos quatro tipos de PABX diferentes, cada um deles apresentam características exclusivas para serem utilizados de acordo com cada caso, para que você possa escolher o que melhor se encaixa nas suas necessidades.
O primeiro deles, é PABX analógico, é um sistema mais simples, recebe linhas convencionais por intermédio de empresas de telefonia fixa, possui um sistema físico analógico e seus ramais não oferecem recursos avançados, mas permite a gestão de ligações internas e externas, bloqueio de ligações a cobrar, aguardo e identificação de chamadas.
O PABX digital apresenta aplicações mais modernas, como, por exemplo, a capacidade de controlar o volume da escuta, além de evitar ruídos e aperfeiçoar a qualidade das chamadas. Ele permite a discagem direta para ramais, interconexão entre centrais por recursos digitais de transmissão, ligações simultâneas de um mesmo número, além de apresentar todas as funções do PABX analógico. Esse sistema funciona melhor com linhas digitais que são oferecidas por operadoras que operam com fibra ótica.
As funções dos sistemas digital e analógico são unidas no PABX Híbrido, que pode ser uma ótima opção em momentos de transição.
Um dos melhores e mais utilizados sistemas é o PABX IP, isso porque ele apresenta uma quantidade enorme de recursos, como a possibilidade de customização, capacidade ilimitada de ramais, configuração do sistema facilitada, possibilidade de conexão com computadores e outros sistemas PABX, fila de chamadas e gravação de chamadas. Sua instalação e utilização é bem mais simples e rápida, pois opera como provedor, sua rede é integrada a uma única interface. Esse sistema funciona somente com linhas VoIP, que fazem o roteamento da voz humana por meio da internet.
Por último temos o PABX Cloud, que é similar ao PABX IP. Sua principal diferença é que, ao invés de suas informações serem armazenadas em um hardware, são armazenadas em um software em nuvens.
Agora que você já sabe exatamente o que é e como funciona cada um dos sistemas, é sua vez de transformar a comunicação da sua empresa, analise suas necessidades e escolha o melhor!
