Mesmo com a obrigatoriedade da NFC-e aplicada a várias regiões, várias empresas ainda enfrentam um problema rotineiro: a perda de informações em documentos impressos em tecnologia térmica. Quer saber mais sobre a obrigatoriedade da NFC-e leia nosso post.
Isso acontece porque a impressão térmica utiliza calor em seu método de impressão e, depois de impressos, os documentos também reagem às condições ambientais. Com isso, é comum que papéis que estavam guardados em segurança, acabem perdendo as informações impressas.
Para quem arquiva cupons fiscais ou não fiscais, esse pode ser um problema sério – mas, tem solução. Confira como conservar documentos térmicos e não sofrer mais com dados apagados!
O primeiro passo para aumentar a durabilidade dos documentos impressos é garantir que a impressão foi feita corretamente. Siga todas as recomendações e instruções do fabricante para configurar a impressora térmica e certifique-se de ela está operando na intensidade correta de calor.
Na hora de arquivar os documentos, procure por locais com condições ambientais que não influenciem na qualidade do papel ou da impressão.
É preciso evitar ambientes úmidos e quentes (acima de 40 graus). Também é fundamental que os documentos não fiquem expostos à luz – tanto do sol quanto de lâmpadas fluorescentes.
O contato com alguns materiais e substâncias também pode impactar a durabilidade da impressão. O plástico é um exemplo que merece atenção.
Evite manter os documentos impressos em papel térmico em contato com materiais plásticos. Isso significa que arquivá-los em pastas comuns pode causar o efeito contrário ao pretendido e acelerar o enfraquecimento da impressão.
Se as pastas de plástico estão vetadas, como arquivar os documentos? A alternativa mais segura é armazenar esses cupons dentro de um envelope de papel.
Combinando o uso de envelopes com boas condições ambientais é possível aumentar a conservação dos documentos e não se deparar com informações perdidas ao consultar seus arquivos.
Vale lembrar que a NFC-e pode ser acessada online, o que simplifica o processo de arquivamento e armazenagem de uma série de cupons e comprovantes.
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